¿Cómo elegir una solución de factura electrónica?

Quedan solo dos meses para que las pymes implementen este sistema obligatorio, que dejarás atrás el papel. Para tomar una buena decisión en relación a la elección de proveedor de factura electrónica, es importante tomar en cuenta las necesidades de cada empresa.

A contar del 1 de agosto de este año, más de 90 mil pequeñas y medianas empresas de zonas urbanas con ventas superiores a 2.400 UF y menores o iguales a 100 mil UF, deberán comenzar a emitir facturas electrónicas.

Sin embargo, pese al poco tiempo que queda para implementar esta factura, decenas de miles de pymes aún no están operando con este sistema.

La pregunta que surge de manera natural es cómo elegir una solución de factura electrónica y cuáles son los criterios adecuados según las necesidades de cada empresa. “El riesgo de no responderse a esta pregunta es tomar una decisión con mala información, lo que llevará a elegir por precio o por la empresa que es ‘más conocida’, lo que obviamente está lejos de llevarnos a la mejor decisión”, afirma Pablo Mateluna, gerente general de Enternet.

“Si su empresa es pequeña o mediana y busca un gran proveedor, se enfrentará a un servicio masivo. Por otro lado, la infraestructura adecuada para otorgar el servicio requiere de cierta escala, el punto de compromiso adecuado dependerá de cada caso y de las valoraciones personales del empresario”, agrega Mateluna.

Al momento de elegir

El directivo de Enternet explica que al seleccionar una solución de factura electrónica se deben responder tres preguntas. La primera es si cuenta la solución con los niveles de seguridad adecuados. “Existe mucho desarrollo en proveedores basados en modelos de servicio que le garantizarán adecuadamente el respaldo de la integridad de su información y la reserva con respecto a ésta, una vez que los datos llegan a los servidores”.

Pablo Mateluna indica que el problema crítico es la autenticidad, es decir, que nadie reciba un documento tributario o un comprobante de recibo de mercadería que le da mérito ejecutivo a un documento, que no haya sido efectivamente firmada por una persona autorizada. Para garantizar la autenticidad, la norma del Servicio de Impuestos Internos considera el uso del Certificado Digital o firma electrónica, por tanto una solución segura debe considerar el adecuado uso de esta tecnología.

El SII señala en su página web que “El Certificado Digital es de USO PERSONAL E INTRANSFERIBLE. Las aplicaciones de Factura Electrónica permiten operar con uno o varios usuarios, donde cada usuario debe utilizar su certificado personal”. De no ofrecer esto, lo mejor es cambiar de proveedor.

La segunda pregunta pasa por saber si se ofrece todo lo que la empresa necesita. Aquí debe considerar que el proveedor a elegir soporta todos los tipos de documentos tributarios que realiza la empresa, tanto en lo que se refiere a documentos como a facturas de compra, liquidaciones facturas, facturas de exportación o impuestos especiales.

“Algo equivalente puede pasar en los aspectos tecnológicos: si se usa Mac o Linux, o si es necesario integrar un sistema antiguo incluso que corra en DOS o Cobol. Existen proveedores que podrán enfrentar la situación y otros no”, añade el gerente de Enternet.

Finalmente, la tercera pregunta apunta a si se ofrece solución a la cobertura y nivel de servicio que la empresa requiere, ya que es la forma en que el proveedor de factura electrónica apoya a la empresa, a los empleados y al contador, en el adecuado uso de la factura y el cumplimiento de todos los aspectos normativos. Hay que considerar que la facturación electrónica es algo que ocurre en tiempo real. Si se tiene alguna duda al facturar necesitará resolverla rápidamente,  no se puede esperar horas o días.

“Todos los proveedores prometen soporte telefónico en el uso de la aplicación, pero la calidad varía muchísimo. Normalmente la única manera de tener una noción clara es tener una referencia. Pero hay proveedores que dan servicios de soporte muy completos, que podrán tomar control remoto del computador del usuario para analizar la situación en detalle y buscar las mejores soluciones”, puntualiza Mateluna.