Pasos para que las pymes gestionen sus datos de forma rápida y fácil

El almacenamiento, manejo y protección de los datos confidenciales de una pyme es un tema complejo. Desde la falta de especialistas en el área dentro de la empresa hasta un presupuesto ajustado, son algunos de los motivos por los que implementar una solución de almacenamiento es todo un desafío.

Según un informe de la Asociación Nacional de Pequeñas Empresas de Estados Unidos, el 50 por ciento de las pequeñas empresas experimentó un ataque cibernético durante el 2014, con un costo promedio de más de USD$20.750. Y es que los ciberataques no son solo un riesgo para grandes compañías, también lo son para las pymes.

Por eso, Western Digital, compañía líder en almacenamiento, enumera los cinco pasos clave que una pequeña empresa debe realizar para establecer y mantener un sistema de gestión de archivos fuerte, rápido y adaptable:

  1. Identificar las necesidades y crear un plan: determinar el tipo de acceso y la gestión correspondiente a las necesidades del negocio. ¿Su equipo de ventas necesita tener acceso a los documentos fuera de la oficina? Lo primero es identificar quién en la organización necesita acceso a qué datos y desarrollar un plan acorde.
  1. Establecer un servidor de almacenamiento escalable: El dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS) es una solución fácil y asequible que permite a los usuarios designados compartir y acceder a archivos desde múltiples ordenadores y dispositivos vía Wi-Fi. Y, para maximizar su inversión, es importante considerar que la solucion sea escalable: unidades de almacenamiento como WD Red de Western Digital, se diseñan con alta compatibilidad permitiendo que, a medida que crece el negocio, sea fácil aumentar el número de usuarios con acceso. 
  1. Optimizar el sistema para maximizar performance. Otro tema clave es mantener toda la red actualizada antes, durante y después de la instalación de un servidor de almacenamiento. Un ecosistema “saludable”  de discos rígidos, router y unidades módem son cruciales para la performance del sistema. 
  1. Habilitar y gestionar el acceso de usuarios. Al almacenar los datos sensibles de la empresa, las restricciones de acceso y seguridad son la principal preocupación. Las pequeñas empresas tratan de crecer rápidamente, lo que significa que las funciones y responsabilidades cambian con frecuencia: aunque roten sus empleados, asegúrese de tener un control total sobre todos los datos. 
  1. Desarrollar una buena estrategia para la nomenclatura de archivos y la estructura de carpetas. Mantener un sistema de almacenamiento centralizado y organizado reduce posibilidades de error en la administración. “Documento A” u “Hoja de cálculo 3” son nombres inservibles cuando se está buscando a través de cientos de documentos: use nombres significativos y ojalá, cortos.

En definitiva, el almacenamiento y la gestión de datos es solo una pieza del rompecabezas del crecimiento de un negocio que, si se aplica correctamente, puede ahorrar tiempo y dinero.